E-Mail-Schlussformeln sind oft der am meisten vernachlässigte Teil einer E-Mail.
Die meisten Menschen machen sich keine großen Gedanken darüber, weil sie glauben, dass sie sowieso niemand lesen wird. Aber Schlussformeln sind in Wirklichkeit ein entscheidendes Element, das den Gesamtton und die Wahrnehmung Ihrer Nachricht entweder bestimmen oder zerstören kann.
Sie helfen dabei, Persönlichkeit und positive Emotionen in das Gespräch einzubringen. Noch wichtiger ist, dass sie dazu beitragen, die E-Mails auf positive Weise zu beenden.
Wie wichtig sind gute E-Mail-Schlussformeln?
Warum ist es also so wichtig, auf die E-Mail-Schlussformel zu achten? Nun, Sie sollten durch die Schlussformel einen positiven Eindruck bei Ihren Lesern hinterlassen. Die Schlussformel zeigt außerdem das Ende einer E-Mail an.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe und den Inhalt Ihrer Nachricht berücksichtigen, wenn Sie sich für eine E-Mail-Schlussformel entscheiden. Eine informelle Schlussformel wie „Bis später“ mag in einer E-Mail an einen guten Freund oder ein Familienmitglied in Ordnung sein, aber wenn Sie eine professionelle E-Mail oder eine Marketingnachricht versenden, dann sollten Sie eine Schlussformel verwenden, die das Ziel Ihrer E-Mail oder E-Mail-Kampagne unterstreicht.
Zu den Faktoren, die bei der Wahl einer Schlussformel zu berücksichtigen sind, gehören:
- Ob Sie eine Antwort erwarten.
- Ob Sie möchten, dass der Empfänger zusätzliche Maßnahmen ergreift.
- Ob Sie ein Gefühl ausdrücken möchten, wie z.B. Aufrichtigkeit, Reue oder Wertschätzung.
- Wenn Ihre E-Mail marketing- oder verkaufsbezogen ist, dann hoffen Sie wahrscheinlich, eine Antwort vom Leser zu erhalten.
Wenn Sie eine E-Mail-Schlussformel wählen, die den Empfänger zu einem weiteren Schritt ermutigt, z.B. einen Termin zu vereinbaren, Ihre Webseite zu besuchen oder einfach zu antworten, dann können Sie Ihre Antwortquoten steigern.
Was macht gute Schlusssätze aus?
Professionalität
Sie sollten einen professionellen Ton beibehalten, der zum Kontext der E-Mail und Ihrer Beziehung zum Empfänger passt.
Klarheit
Er sollte Ihre Absichten klar zum Ausdruck bringen und keinen Raum für Fehlinterpretationen lassen.
Höflichkeit
Wenn nötig, sollte er Dankbarkeit oder Wertschätzung ausdrücken, vor allem in einem geschäftlichen Umfeld.
Einheitlichkeit
Um ein professionelles und wiedererkennbares Markenimage aufrechtzuerhalten, ist es oft eine gute Idee, die Schlussformel in allen E-Mails gleich zu halten.
Relevanz
Die Schlussformel sollte zum Kontext und der Beziehung passen, die Sie zum Empfänger haben. So ist beispielsweise „Mit freundlichen Grüßen“ für eine formelle E-Mail geeignet, während „Tschüss“ eher für eine E-Mail unter Kollegen geeignet ist.
Wie beendet man eine E-Mail auf professionelle Art und Weise?
Geschäftliche E-Mails sollten am Ende immer drei Elemente enthalten:
- Einen Schlusssatz oder eine Phrase.
- Eine Schlussformel.
- Eine Signatur.
Eine gute E-Mail, die am Ende diese drei Elemente enthält, könnte zum Beispiel so aussehen:
Ich freue mich darauf, Sie bei unserem Treffen am nächsten Donnerstag zu sehen!
Mit freundlichen Grüßen
Mike
Junior Marketing Manager bei MySignature
(134) 434-7453
Lassen Sie uns nun einige Beispiele für E-Mail-Schlusssätze anschauen, die Sie in Geschäftsmails verwenden können.
Schlusssätze für professionelle E-Mails
Ein professioneller Schlusssatz ist der Satz, den Sie unmittelbar vor der Schlussformel verwenden. Der Zweck besteht darin, die Absicht Ihrer E-Mail zu bekräftigen und den Empfänger zu motivieren, zu antworten, ähnlich wie bei einem Handlungsaufruf. Es gehört auch zum guten Ton, im Schlusssatz Wertschätzung oder Dankbarkeit auszudrücken.
Gängige Formulierungen für den Beginn eines E-Mail-Schlusssatzes sind „Vielen Dank für...“, „Ich danke Ihnen...“ und „Ich freue mich darauf...“.
Beispiele für professionelle E-Mail-Schlusssätze:
- Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meinen Vorschlag zu prüfen. Ich freue mich auf Ihr Feedback in dieser Woche!
- Ich freue mich über diese Gelegenheit, mit Ihnen in Kontakt zu treten! Ich freue mich auf ein Gespräch mit Ihnen am [Datum und Uhrzeit].
- Ich freue mich auf Ihre Antwort über das beigefügte Formular. Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie Fragen haben, indem Sie auf diese E-Mail antworten oder mich über Zoom kontaktieren.
- Nochmals vielen Dank, dass Sie sich heute mit mir treffen. Ich werde mich bis Ende der Woche mit Ihnen in Verbindung setzen, um die nächsten Schritte zu besprechen.
- Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit [in dieser Angelegenheit] und freue mich auf Ihre Antwort.
Professionelle E-Mail-Schlussformeln
Nachdem Sie jetzt Ihren professionellen Schlusssatz optimiert haben, ist es Zeit für Ihre Schlussformel. Mit einer E-Mail-Schlussformel können Sie auf formelle Art, Ihre Nachricht beenden, z.B. genau wie bei einem Brief durch „Mit freundlichen Grüßen“. Wie beendet man also am besten eine E-Mail?
In einer professionellen E-Mail ist es am sichersten, eine Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ zu wählen. „Mit freundlichen Grüßen“ ist etwas förmlicher als „Beste Grüße“ und für eine informellere Version, z.B. für jemanden, der in derselben Firma wie Sie arbeitet, können Sie „Viele Grüße" oder „Grüße“ verwenden.
Diese verschiedenen Grußformeln gelten als halbformal, sind aber für professionelle E-Mails geeignet, da eine E-Mail als weniger formell angesehen wird als ein herkömmlicher Brief. Wenn Sie aber eine sehr förmliche E-Mail schreiben, dann sollten Sie „Mit freundlichen Grüßen“ als Schlussformel verwenden.
Beispiele für professionelle E-Mail-Schlussformeln
Arbeitsfreundliche E-Mail-Schlussformeln
Natürlich wird nicht jede Nachricht am Arbeitsplatz an eine Führungskraft gesendet. Mit diesen E-Mail-Schlussformeln können Sie auf einer weniger formellen Weise mit Ihren Kollegen kommunizieren.
Tschüss: Diese einfache, freundliche Schlussformel ist für die meisten arbeitsbezogenen E-Mails geeignet.
Machen Sie es gut: Das ist eine unkomplizierte E-Mail-Schlussformel, die Ihre positive Beziehung zum Leser vermittelt.
Vielen Dank: Dem Leser mit einem einfachen „Danke“ zu sagen, dass Sie seine Hilfe oder sein Handeln zu schätzen wissen, ist in den meisten beruflichen Kontexten angemessen.
Alles Gute: Mit „Alles Gute“ in einer Nachricht an einen Mitarbeiter drücken Sie aus, dass Sie Ihm etwas Gutes wünschen.
E-Mail-Schlussformeln für persönliche E-Mails
Es gibt einige gängige E-Mail-Schlussformeln, die in einem nicht-beruflichen Umfeld durchaus akzeptabel sind, aber für ein geschäftliches Umfeld als zu informell oder persönlich angesehen werden. Heben Sie sich die folgenden zehn Schlussformeln für E-Mails an Ihre Freunde und Familie auf und vermeiden Sie sie in einem beruflichen Umfeld:
- Bis bald
- Hochachtungsvoll Dein
- Liebe Grüße
- Schönen Tag noch
- Dein
- Ich wünsch dir was
- XOXO
- Bis später
- Ciao
- Peace
E-Mail-Schlussformeln für Danksagungen
Die Verwendung einer Schlussformel, die Dankbarkeit ausdrückt, ist hilfreich, wenn Sie dem Empfänger für seine Zeit, Informationen oder Unterstützung danken möchten. Im Folgenden finden Sie mehrere Varianten von E-Mail-Schlussformeln, die Dankbarkeit ausdrücken und jeweils für unterschiedliche Formalitätsgrade und Beziehungsarten geeignet sind:
- Danke
- Herzlichen Dank
- Vielen Dank!
- Noch einmal vielen Dank
- Mit Wertschätzung
- Mit Dankbarkeit
- Mit aufrichtigem Dank
- Danke im Voraus
Informelle E-Mail-Schlussformeln für Geschäftsmails
Nicht alle geschäftlichen E-Mails sind förmlich, manchmal schreibt man beispielsweise an Kollegen, die man gut kennt oder an langjährige Kunden, zu denen man eine freundschaftliche Beziehung hat. In solchen Fällen ist auch eine weniger formelle Schlussformel angebracht. Hier sind ein paar lockere E-Mail-Schlussformeln, die man bedenkenlos in der Arbeit verwenden kann:
- Grüße
- Machen Sie es gut
- Danke
- Wir sprechen uns bald
- Tschüss
- Ich wünsche Ihnen einen angenehmen Tag/ein schönes Wochenende
- Herzliche Grüße
Lustige E-Mail-Schlussformeln
Eine lustige E-Mail-Abschlussformel kann den Tag aufhellen und für einige Lacher sorgen. Vergewissern Sie sich jedoch vor der Verwendung einer lustigen Schlussformel, dass sie zum Kontext Ihrer Nachricht und Ihrer Beziehung zum Empfänger passt.
- Vorwärts Sooners!: Sind Sie und der Empfänger Fans der gleichen Sportmannschaft? Zeigen Sie Ihre Unterstützung für das bevorstehende große Spiel mit einer sportbezogenen E-Mail-Schlussformel.
- Mögen die Sterne günstig stehen: Hoffen Sie auf einen großen Kundenauftrag, eine Beförderung oder einen niedrigen Zinssatz für Ihre Hypothek? Dann Verwenden Sie diese Schlussformel bei Menschen, die Ihre Ziele teilen oder das Beste für Sie wollen.
- Filmzitate: Ein bekanntes Filmzitat als E-Mail-Schlussformel zu verwenden, ist eine gute Idee bei Personen, die Ihren Filmgeschmack teilen.
Warmherzige E-Mail-Schlussformeln
Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Empfänger haben, dann gibt es keinen Grund, übermäßig formale E-Mail-Schlussformeln zu verwenden. Versuchen Sie stattdessen eine der folgenden Möglichkeiten:
- Bleiben Sie fantastisch: Egal, ob Sie eine Beziehung aufbauen oder Ihre Dankbarkeit für eine bereits bestehende Beziehung zum Ausdruck bringen möchten, eine positive E-Mail-Schlussformel wie „Bleiben Sie fantastisch“ vermittelt Ihren Respekt für die Person.
- Sie sind eine Inspiration: Übertreiben Sie es nicht, aber diese Variante kann eine Option sein, wenn sich jemand besonders viel Mühe gibt, Ihnen zu helfen.
- Herzlichst: Das ist eine einfache, ansprechende Schlussformel, die für fast jede E-Mail-Kommunikation geeignet ist.
Formelle E-Mail-Schlussformeln
Förmliche E-Mail-Schlussformeln sind für die professionelle Korrespondenz von entscheidender Bedeutung und tragen dazu bei, einen respektvollen und professionellen Ton zu wahren. Im Folgenden finden Sie einige Optionen, die in verschiedenen formellen Kontexten verwendet werden können, von der Geschäftskommunikation bis hin zu formellen Anfragen und darüber hinaus:
- Freundliche Grüße
- Mit freundlichem Gruß
- Beste Grüße
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit besten Grüßen
- Hochachtungsvoll
- Mit dankenden Grüßen
- Herzlichst
- Hochachtungsvoll Ihr
- Viele Grüße
- Mit respektvollen Grüßen
- Mit herzlichen Grüßen
E-Mail-Schlussformeln im Krankheitsfall
- Werden Sie schnell gesund
- Ich wünsche Ihnen eine gute Besserung
- Halten Sie durch
- Gute Besserung
- Gehen Sie einen Tag nach dem anderen an
- Schonen Sie sich
- Ich hoffe, Sie erholen sich schnell und gut
- Ich wünsche Ihnen eine rasche Genesung
- Unsere Gedanken sind bei Ihnen
- Unsere Gebete sind mit Ihnen
Häufige Fehler bei E-Mail-Schlussformeln und wie man sie vermeidet
Manche E-Mail-Schlussformeln können als lästig oder passiv-aggressiv empfunden werden. Verwenden Sie sie, wenn überhaupt, nur sparsam und bedenken Sie sorgfältig die Beziehung zum Empfänger und den Ton der Nachricht.
Hier sind ein paar fragwürdige Schlussformeln, die Ihr Leser möglicherweise weniger gut findet:
- Mit vorzüglicher Hochachtung: Das wirkt unauthentisch oder zu förmlich.
- Danke im Voraus: Zeigt dem Leser, dass Sie schnelles Handeln erwarten, ohne Rücksicht auf zeitliche Beschränkungen.
- Nur keine Hektik: Sehr informell und unpassend für den Arbeitsplatz.
Kann man eine E-Mail ohne Schlussformel verschicken?
Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail an jemanden schreiben, dann sollten Sie auf jeden Fall eine Begrüßung und eine Schlussformel verwenden. Auch wenn Sie Ihren Empfänger kennen, gehört es zum guten Ton, eine neue E-Mail mit einer Begrüßung zu beginnen und mit einer angemessenen Schlussformel zu beenden. Die Nachricht könnte sonst als schroff oder unhöflich angesehen werden. Eine Ausnahme von dieser Regel wäre, wenn Sie eine sehr kurze, sehr informelle E-Mail schreiben, wie z.B. „Das Team geht zum Mittagessen, möchten Sie mitkommen?“. Und wenn Sie der Person mehrmals am selben Tag schreiben und antworten, dann müssen Sie nicht bei jeder Folgenachricht eine Begrüßung und eine Schlussformel verwenden.
Welche E-Mail-Schlussformeln kann man bedenkenlos verwenden?
YouGov führte eine Umfrage unter 1000 Erwachsenen durch, in der sie gefragt wurden, was ihre bevorzugte E-Mail-Schlussformel ist. Die Befragten durften mehr als eine Antwort angeben (die Umfrageseite ist inzwischen nicht mehr verfügbar, so dass wir leider keinen Link haben).
Diese Umfrageergebnisse geben Aufschluss darüber, welche Schlussformeln am häufigsten verwendet werden, aber nur wenig darüber, wie diese Schlussformeln wahrgenommen werden und ob sie positive oder negative Reaktionen hervorrufen.
In Anbetracht dessen würde ich diese Statistiken zwar als sichere Optionen betrachten, aber nicht als harte Fakten oder Leitlinien.
Der Unterschied zwischen E-Mail-Schlussformeln und E-Mail-Signaturen
Die Begriffe „E-Mail-Schlussformel“ und „E-Mail-Signatur“ beziehen sich auf unterschiedliche Teile des Abschlussteils einer E-Mail. Wenn Sie den Unterschied verstehen, dann können Sie professionellere und effektivere E-Mails verfassen.
Der Hauptzweck einer E-Mail-Schlussformel besteht darin, Ihre E-Mail höflich und respektvoll zu beenden und den Ton für künftige Interaktionen anzugeben. Es ist der letzte Eindruck, den Sie hinterlassen, bevor der Empfänger Ihren Namen liest.
Der Zweck einer E-Mail-Signatur besteht darin, dem Empfänger Ihre Kontaktinformationen und beruflichen Angaben mitzuteilen, so dass er leicht erkennen kann, wer Sie sind und wie er Sie erreichen kann. Sie dient als digitale Visitenkarte.
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Bonuserklärung: Wenn Sie ein paar Tipps für die Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur lesen möchten, dann lesen Sie unseren Blogbeitrag: Gmail-Signatur erstellen und ändern
